Wie leitest du erfolgreiche Sitzungen mit Freiwilligen?

Egal ob du ein neuer oder erfahrener Vereinsvorstand bist, Sitzungen durchzuführen ist eine Herausforderung im Verein. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du Sitzungen so leitest, dass alle Beteiligten aktiv teilnehmen und deine Ziele erreicht werden.

Die Rolle der Sitzungsleitenden ist oft unterschätzt – doch sie ist enorm wichtig für den Ablauf und den Verlauf einer Sitzung. Es gibt einige Punkte zu beachten, damit die Sitzung auch etwas bringt und nicht einfach nur ein Zeitfresser ist.

Vorbereitung einer Sitzung

Als Leiter*in einer Sitzung im Verein ist es wichtig, sich im Voraus auf die Sitzung vorzubereiten. Mach dir Gedanken, weshalb du eine Sitzung einberufst, wen du dabeihaben möchtest und in welcher Rolle. Schätze ab, wie viel Zeit die einzelnen Geschäfte benötigen, um sie in der nötigen Ausführlichkeit behandeln zu können. Wähle einen angemessenen Ort (im eigenen Vereinslokal oder extern, Raumgrösse und Einrichtung) und stelle das notwendige Material bereit. Eine gut geplante Sitzung führt zu effizienter Arbeit und besseren Ergebnissen.

Rolle der Sitzungsleitung

In einer effektiven Sitzung ist die Rolle der Sitzungsleitung entscheidend. Die Sitzungsleitung trägt die Verantwortung für den Ablauf und das Gelingen der Sitzung. Als Sitzungsleiter*in solltest du dir daher im Vorfeld gut überlegen, welche Rolle du in der Sitzung einnehmen möchtest. Willst du eher als Moderator*in fungieren und die Diskussion leiten oder als Impulsgeber*in wirken und neue Ideen einbringen? Bei beiden Rollen solltest du darauf achten, dass die Diskussion nicht abdriftet und ausreichend Struktur gegeben ist.

Struktur geben bedeutet, dass die Sitzungsleitung:

den Rahmen aufzeigt (Ziele und zur Verfügung stehende Zeit). Wenn alle von denselben Voraussetzungen ausgehen, ist es einfacher einzugreifen, wenn der Rahmen verlassen wird.
das Gespräch beginnt. Sie stellt eine Frage zu Beginn und leitet das Gespräch ein. Dieser Start soll der Gruppe ermöglichen eine zielgerichtete Diskussion zu führen.
zuhört. Das heisst, dass die Leitung bis am Schluss zuhört, was der/die Sprechende sagen möchte, ohne voreilig zu werten. Das kann auch bedeuten zu intervenieren, wenn andere voreilig werten oder gewissen Punkt unbeachtet übergangen werden. Die Leitung bezieht die Kompetenzen aller ein.
zusammenfasst und abschliesst. Die Sitzungsleitung merkt, wann der Zeitpunkt für einen Entscheid gekommen ist. Sie kann zusammenfassen und in die nächste Phase überleiten.

Ziele für Sitzungen formulieren

Ziele beschreiben den Zustand, der am Schluss erreicht werden soll. Du kannst für die gesamte Sitzung als auch für die einzelnen Geschäfte Ziele formulieren. Wenn du Ziele für eine Sitzung formulierst, hilft dir das bei der Gestaltung der Sitzung und den Teilnehmenden bei der Vorbereitung und beim Sicheinbringen. Die Ziele kannst du auch bereits in der Einladung benennen. Je genauer das Traktandum formuliert wird, desto eher kannst du erwarten, dass sich die Teilnehmenden entsprechend Gedanken machen und vorbereiten.

Eine effektive Sitzungsleitung beinhaltet die Förderung einer aktiven Beteiligung der Teilnehmer. Als Leiter*in kannst du dies erreichen, indem du Fragen stellst, Diskussionen anregst und sicherstellst, dass jeder die Möglichkeit hat, seine Meinung zu äussern. Dies schafft ein positives und engagiertes Arbeitsklima.

Checkliste für eine erfolgreiche Sitzungsvorbereitung

Während der Sitzung

Zeitmanagement

Sitzungen neigen dazu, aus dem Ruder zu laufen, wenn kein Zeitmanagement angewendet wird. Als Leiter*in ist es wichtig, die Zeit im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass jeder Tagesordnungspunkt angemessen behandelt wird. Wenn eine Diskussion über einen Punkt zu lange dauert, kannst du vorschlagen, das Thema auf eine spätere Sitzung zu verschieben, um das Zeitlimit einzuhalten. Am besten machst du dir in der Vorbereitung bereits Gedanken um notierst in der Traktandenliste die ungefähr benötigte Zeit.

Protokoll

Eine Sitzungsleitung im Verein erfordert auch die Dokumentation der besprochenen Punkte und Entscheidungen. Das Protokollieren der Diskussionen und Ergebnisse hilft allen Teilnehmern, den Überblick zu behalten und ermöglicht eine spätere Nachverfolgung. Vergewissere dich, dass das Protokoll allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt wird und dass darin alle wichtigen Informationen enthalten sind.

Das Protokoll ist ein Hilfsmittel, welches die (gesprochene) Sitzung ergänzt. Es verschriftlicht den Ablauf der Sitzung. Je nach Anforderung an das Protokoll kann die Genauigkeit der Wiedergabe variieren. Die Form des Protokolls und die Rolle des Protokollschreibers müssen im Voraus festgelegt werden. Aktuarin, Aktuar nennt man das Vorstandsmitglied, welches das Protokoll führt. Dieses Ressort kann auch Administration oder Sekretariat heissen und weitere Aufgaben wie Mitgliederverwaltung oder Führung des Archivs beinhalten.

Es hat die Funktion der Information. Durch das Protokoll können nebst den Teilnehmenden auch Personen informiert werden, welche selbst nicht an der Sitzung teilgenommen haben. Sie können sich über den Verlauf eines Geschäfts auf dem Laufenden halten.

Ein Protokoll kann Beschlüsse zu Verantwortlichkeiten und Aufträge enthalten. In unklaren Situationen und bei Missverständnissen kann darauf zurückgegriffen werden, um nachzuvollziehen, was konkret entschieden wurde. Es dient damit auch als Beweis.

Aufbau und Darstellung
Im Kopf des Protokolls finden sich die Angaben zur Sitzung:

Art der Sitzung / Name des Gremiums (z.B. Geschäftsleitungssitzung)
evtl. mit fortlaufender Nummerierung (z.B. 3. Sitzung der Arbeitsgruppe)
evtl. Art des Protokolls
Ort, Datum, Zeit
anwesende, abwesende, entschuldigte Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit möglichen Funktionen: Leitung / Vorsitz und Protokoll
Thema der Sitzung oder Traktandenliste in Kurzform

Weitere Tipps und Kniffe

Nicht zu viel Information auf einmal. Wir können nur beschränkt Informationen aufnehmen.
Nicht Information und Meinungsbildung / Diskussion mischen.
Dialog ermöglichen, d.h. jede Aussage ist gleichwertig und wird angehört, die Aussagen beziehen sich aufeinander, verschiedene Aspekte zulassen (auch ungewöhnliche) und offen sein
Genügend Zeit und Reserve einplanen für alle Traktanden
Entscheide nochmals klar formulieren, zusammenfassen und Zustimmung abholen
Entscheide und Vorgehen festhalten
Nach der Sitzung Feedback einholen und Verbesserungspotenziale erkennen.

Wie können wir mir schwierigen Situationen in Sitzungen umgehen

In Gruppen kann es immer wieder zu schwierigen Situationen kommen. Mögliche Schwierigkeiten sind:

Wie verschaffe ich mir Gehör zur Eröffnung einer Sitzung in grossen (lauten) Gruppen?
Hier hilft ein akustisches Signal (Glocke, Gong) oder genaue Zeiten zu vereinbaren (auch für Pausen)

Wie gehe ich mit Unpünktlichkeit um?
Wenn das vermehrt auftritt, solltest du das Problem aufgreifen und Regeln vereinbaren.

Was tue ich, wenn niemand etwas sagt?
Stille ertragen, Geduld haben, Zeit lassen. Wenn Meinungen wichtig sind, in kleinen Gruppen beraten lassen und danach in die grosse Gruppe tragen.

Folgende Situationen können im Bezug auf einzelne Teilnehmende auftreten:

hört nicht auf zu reden – Blickkontakt herstellen, sich physisch bemerkbar machen, unterbrechen und Aussage aufnehmen, auf die Seite nehmen / Gespräch unter vier Augen
weicht vom Thema ab – unterbrechen und auf Thema zurückführen
weiss es besser – öffnen, bewusst andere Meinungen ermöglichen (evtl. andere auffordern)
schweigt – Zeit zur persönlichen Vorbereitung geben, einbinden und Interesse zeigen

Fazit

Ein effektives Sitzungsmanagement ist die Grundlage für eine erfolgreiche Arbeit mit Freiwilligen. Durch die Vorbereitung von konkreten Zielen und Agenden kannst du deine Sitzungen strukturieren und aktiv nutzen. Zeitmanagement ist ebenfalls entscheidend, um sicherzustellen, dass jeder Freiwillige die Möglichkeit hat, sich einzubringen. Feedback ist ein weiterer wichtiger Aspekt, den du bei der Durchführung deiner Sitzungen berücksichtigen solltest. Die Rolle der Sitzungsleitung ist es, all diese Aspekte zu koordinieren und sicherzustellen, dass die Sitzungen effektiv und produktiv verlaufen.

Kostenlose Downloads

Lade dir hier eine Vorlage für ein Protokoll herunter. Du kannst die Gliederung auch gleich als Einladung verwenden, so muss der oder die Aktuar*in nur noch die Entscheide einfügen.

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